GESTÃO DE FACILITIES: COMO ORGANIZAR A LOGÍSTICA DAS EQUIPES

Tão importante quanto executar a operação é a cuidar da organização por trás dela. Confira as três principais etapas dessa gestão e descubra quando é hora de alterar o projeto.

Publicado originalmente em 06 de fevereiro de 2018

O sucesso de uma operação de facilities depende de vários fatores: profissionais bem treinados, equipamentos corretos, adequação aos ambientes… Um dos pontos mais importantes para que esses fatores sejam bem sucedidos é a organização e a logística das equipes. Nessa fase do planejamento, são definidos o tamanho dos grupos, seu plano de ação e seu cronograma diário de trabalho.

 
Encontrar esse balanço, com equipes bem distribuídas que consigam executar suas funções sem sobrecarga, é um trabalho dividido em três etapas principais: planejamento inicial, cronograma de ação e rotina de supervisão. Confira a seguir um pouco sobre cada uma delas:
 
 
 
Planejamento inicial
 
 
Na primeira etapa do projeto, é responsabilidade da empresa de facilities determinar um especialista para realizar o planejamento da operação. O profissional deve levar em conta a metragem do local, o mobiliário presente e o material que compõe o ambiente. Cada informação influi tanto na definição de quantidade de pessoas envolvidas quanto na escolha de produtos e equipamentos utilizados.
 
Mas não basta apenas considerar a metragem. O planejamento de levar em conta todas as variáveis e adaptar a operação a partir delas. Por exemplo, um ambiente de 100m², sem mobiliário e que exija apenas uma limpeza superficial (como um galpão com pouca circulação de pessoas) recebe uma operação diferente da de um escritório, com os mesmos 100m², com alta circulação de funcionários e piso acarpetado. Ou seja: tanto as características físicas quanto as comportamentais influem nas decisões de logística.
 
Também é indispensável considerar se o local oferece algum risco (como ambientes hospitalares e indústrias químicas), para definir se os profissionais vão precisar de equipamentos ou treinamentos específicos para atuar com segurança.
 
 
 
Cronograma de trabalho
 
 
A partir do planejamento inicial, uma nova etapa começa: a organização dos cronogramas e planos de trabalho. Nessa fase, as equipes que irão atuar diariamente nos locais recebem o suporte de outra equipe, responsável pela definição das ações. Esse suporte é responsável pela divisão de tarefas entre os profissionais presentes, organizando também os horários para realização de cada procedimento, o uso de produtos e a quantidade de tempo a ser gasta em cada tarefa.
 
Esse cronograma serve de guia para a equipe alocada e ajuda a manter uma rotina de trabalho que evita sobrecargas, desperdícios e falhas no processo. Uma vez definido um plano, ele passa a servir de indicativo de qualidade e rendimento, podendo ser referência para alterações futuras caso, por exemplo, seja necessário incluir mais profissionais na operação ou rever a quantidade de ações diárias.
 
 
 
Rotina de visitas e supervisão
 
 
Após a definição do cronograma, é importante que exista uma rotina de visitas do supervisor da operação. Essas visitas servem para acompanhar a adaptação dos profissionais ao plano de trabalho, observando também se o ele está adequado à realidade da empresa e identificando dificuldades e problemas que precisem ser corrigidos.
 
A vistoria deve acontecer ao longo de toda a operação, não somente no início, como as outras etapas. Isso porque a rotina previamente definida deve ser mantida sempre, para garantir a eficiência constante do trabalho. A presença do supervisor é importante para assegurar que as definições serão seguidas. 
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